image001.gif

Privacy Statement PrioCom B.V.

Inleiding

Voor onze dienstverlening hebben wij in sommige gevallen informatie nodig. Hoe wij met deze informatie omgaan, wordt beschreven in dit Privacy Statement.

Binnen het diensten- en productportfolio van PrioCom maken wij communicatie tussen en identificatie van uw medewerkers op de werkvloer mogelijk. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens. Voor borging van de privacy gaan wij graag een verwerkersovereenkomst met u aan. Neemt u hiervoor contact op met privacy@mission-critical-solutions.com .

PrioCom B.V. (hierna PrioCom) verwerkt persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij behandelen persoonsgegevens en data vertrouwelijk en zorgvuldig t.b.v. onze eigen organisatie. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden zonder toestemming vooraf.

Dit Privacy Statement geldt voor PrioCom B.V., onderdeel van Mission Critical Solutions

Toepassing

Dit Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van data verkregen vanuit onze dienstverlening, bezoek aan en gebruik van onze website en door overige contactmomenten met onze organisatie.

Privacy functionarissen

Binnen PrioCom zijn een Privacy Officer en een Security Officer aangesteld welke gezamenlijk toezicht houden op de toepassing en naleving van de wet AVG en contacten onderhouden met externe stakeholders en de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uitgangspunten

PrioCom gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. PrioCom houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

  • Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie: Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en transparante wijze verwerkt. Een overzicht van alle verwerkingen is beschreven in het verwerkingsregister.
  • Grondslag en doelbinding: PrioCom zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt.
  • Dataminimalisatie: PrioCom verwerkt alleen persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. PrioCom streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
  • Bewaartermijn: Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om gestelde taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
  • Integriteit en vertrouwelijkheid: PrioCom gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld.
  • Delen met derden: In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt PrioCom afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
  • Rechten van betrokkenen: PrioCom honoreert alle rechten van betrokkenen en heeft hier procedures voor opgesteld.

Overdracht naar andere landen

PrioCom kan uw Persoonsgegevens aan andere bedrijven, gelieerde ondernemingen en/of aan haar leveranciers overdragen als dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Statement. Hierdoor kunnen uw Persoonsgegevens worden overgedragen aan het buitenland waaronder landen buiten de Europese Economische Ruimte. Dit zijn onder andere de Verenigde Staten, Canada en andere landen waarin Business Partners van PrioCom gevestigd zijn. Om de overdracht van uw Persoonsgegevens adequaat en veilig te laten verlopen, hebben we contractuele afspraken (indien nodig) met betrekking tot dergelijke overdrachten gemaakt met deze Business Partners. Wij hebben hiervoor alle redelijke technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om uw Persoonsgegevens bij dergelijke overdrachten te beveiligen.

Verwerkingen
PrioCom heeft een inventarisatie gemaakt van de processen (naast onze standaard dienstverlening) waarbij door externen aangeboden persoonsgegevens worden verwerkt. Hieronder een opsomming van de verschillende soorten verwerkingen.

Bezoek aan onze website
Op onze website, domein PrioCom.nl kunt u onder meer informatie vinden over onze organisatie, diensten,  partners, certificeringen, referenties, openstaande vacatures en nieuwsberichten.

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Deze cookies worden gebruikt om onze website beter te laten functioneren en het web bezoek te monitoren, zodat wij na kunnen gaan hoeveel mensen de website in een bepaalde periode hebben bezocht. PrioCom gebruikt deze data alleen geaggregeerd en kan deze niet herleiden tot een pc of individu. Uiteraard kunt u het gebruik van cookies ook uitschakelen.

Let op: Wanneer u cookies uitschakelt, kan het voorkomen dat bepaalde diensten of elementen van deze site niet of niet optimaal functioneren.

Bezoek aan ons pand
Indien u een bezoek brengt aan ons kantoor aan de Weena in Rotterdam kunt u uw auto parkeren in de eronder gelegen parkeergarage. In de garage en het pand maakt de beheerder gebruik van camerabewaking. Deze beelden zijn niet door PrioCom in te zien.


Contact met onze sales afdeling
Iedere dag staan onze collega’s voor u klaar om u te helpen, uw vragen te beantwoorden en uw aanvragen op te volgen. U kunt PrioCom daarbij op verschillende manieren bereiken, namelijk via de telefoon, per e-mail en via een formulier op onze website.
Als u een vraag of een klacht heeft of een aanvraag bij ons wilt doen, dan hebben wij een aantal gegevens van u nodig. Denk aan uw naam, uw bedrijfsnaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en andere informatie die benodigd is om uw (aan)vraag of klacht in behandeling te nemen. Wij gebruiken deze informatie ook om u op de hoogte te houden van de status van uw (aan)vraag of klacht.

Wij leggen deze gegevens voor maximaal 10 jaar vast in ons CRM-systeem.

Contact met onze Service Desk
Bij onze Service Desk kunt u terecht voor al uw vragen op het gebied van reparaties en storingen.

Werkbonnen

De werkbonnen waarmee de Service Desk werkt, worden gevuld met informatie uit ons service management systeem.  Wat persoonsgegevens betreft gaat het om de naam en het zakelijke e-mailadres en (eventueel) telefoonnummer van de contactpersoon. Alle werkbonnen worden sinds 2018 opgeslagen in ons systeem en  blijven daar bewaard gedurende de looptijd van uw overeenkomst. Daarna worden de werkbonnen nog 7 jaar gearchiveerd.

E-mails

E-mails die u naar de Service Desk verstuurt, worden een jaar gearchiveerd en verdwijnen daarna automatisch uit de e-mailbox in Outlook.

Deelnemen aan een PrioCom Event
Wij organiseren regelmatig events waarvoor klanten en leveranciers worden uitgenodigd. Organisatorisch is het voor ons van belang om te weten wie er deelnemen aan deze events. Wij kunnen u van informatie voorzien over het programma en de locatie en wij kunnen u vlak voor het event een herinnering toesturen. Daarom hebben we voor deelname aan een event bepaalde gegevens van u nodig, zoals uw naam, uw functie en uw voorkeuren ten aanzien van eventuele workshops tijdens het event.

Daarnaast kan het voor ons erg interessant zijn om, in verband met evaluatie en opvolging, te achterhalen hoe u het event heeft ervaren en in welke oplossingen of diensten u interesse heeft getoond. Deze gegevens leggen wij voor maximaal 10 jaar vast in ons CRM-systeem.

Deelnemen aan een klanttevredenheidsonderzoek
Een klanttevredenheidsonderzoek voeren wij uit onder al onze klanten om te achterhalen op welke vlakken wij onze dienstverlening kunnen optimaliseren. Aan het einde van de online enquête wordt aan u gevraagd of uw persoonlijke resultaten op naam aan ons mogen worden teruggekoppeld. Indien u hier bezwaar tegen heeft, worden uw gegevens anoniem behandeld. Met deze gegevens gaat het onderzoeksbureau uiterst zorgvuldig om. Wanneer u aangeeft dat uw gegevens wel op naam mogen worden teruggekoppeld, stelt u ons in staat om gerichte verbeteracties tot op klantniveau door te voeren.

De resultaten van de klanttevredenheidsonderzoeken worden maximaal 5 jaar door ons bewaard.

Gebruik van ons Wi-Fi netwerk
Tijdens een bezoek aan ons pand kunt u gratis gebruikmaken van onze Wi-Fi. Zodra u bent ingelogd op ons   Wi-Fi netwerk worden er automatisch gegevens verzameld, zoals het identificatienummer (MAC-adres) van uw apparaat. Deze gegevens gebruiken wij alleen om misbruik te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons Wi-Fi netwerk, dan kunnen wij de toegang van het apparaat waarmee u gebruikmaakt van ons Wi-Fi netwerk blokkeren. De bewaartermijn voor de gegevens die wij verzamelen bedraagt maximaal één jaar (of korter, als de maximumcapaciteit is bereikt).

Gebruik van beeldmateriaal
Op onze website maken wij bij onze referenties gebruik van beeldmateriaal. Ook tijdens door ons georganiseerde events maken wij foto’s welke wij gebruiken in uitingen van PrioCom zoals testimonials. Dit doen wij alleen als u ons schriftelijk akkoord geeft voor het gebruiken van herkenbaar beeldmateriaal. Wij bewaren dit beeldmateriaal gedurende de periode waarin dit door ons wordt gebruikt in de diverse uitingen.

Indien u uw akkoord wenst in te trekken, verwijderen wij het beeldmateriaal bij de eerstvolgende nieuwe release van onze website en bij de eerstvolgende vervanging van folder- en displaymateriaal.

Mailingen
Wij versturen mailingen over (nieuwe) producten, oplossingen en diensten, ontwikkelingen binnen onze organisatie en tariefwijzigingen. Daarnaast versturen wij uitnodigingen voor events die wij zelf organiseren, zoals het jaarlijkse Partner Eventen en voor events waar wij als PrioCom aan deelnemen.

Deze mailingen versturen wij alleen naar die prospects en partners waarvoor deze informatie of het event (wat ons betreft) relevant is. Bijvoorbeeld omdat zij in een bepaalde branche actief zijn. Partners worden in ons CRM-systeem automatisch aangemeld voor onze mailingen. In iedere mailing die u van ons ontvangt, zit een mogelijkheid om u uit te schrijven voor ontvangst van onze mailingen. 

Push-to-Talk oplossing PrioCom
Wij leggen een aantal persoonsgegevens van de gebruikers van de Push-to-Talk oplossing vast, namelijk de naam en het zakelijke telefoonnummer. Deze gegevens blijven bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst. Na het verloop van het contract worden de contractgegevens gedurende 7 jaar bewaard in onze financiële administratie; de persoonsgegevens worden binnen 7 dagen verwijderd. 

Smart Devices / Simkaarten
Ten aanzien van smart devices leggen wij een aantal persoonsgegevens van de gebruikers vast, namelijk de naam, het zakelijke telefoonnummer en e-mailadres en, indien van toepassing en het IP-adres. Deze gegevens blijven bewaard gedurende de looptijd van de huurovereenkomst voor de smart devices. Na het verloop van het contract worden de contractgegevens gedurende 7 jaar bewaard in onze financiële administratie; de persoonsgegevens worden binnen 7 dagen verwijderd. 
Voor de smart devices die wij inclusief een Simkaart verhuren of voor de verhuur van losse simkaarten, geldt dat de gegevens ten aanzien van het belgedrag uitsluitend volgens de wettelijke normen door de provider worden bewaard. 

Sociale media
Wij maken gebruik van sociale media om u onder meer op de hoogte te houden van onze nieuwste communicatieoplossingen en diensten, onze vacatures en onze events. U kunt ons volgen op LinkedIn, Twitter en YouTube. Aan het gebruik van sociale media zijn geen voorwaarden vanuit PrioCom verbonden. U gaat akkoord met de voorwaarden van het sociale media platform. 

Solliciteren bij PrioCom
In het geval u solliciteert op een functie bij PrioCom vragen wij u om informatie met ons te delen. Het gaat hier dan om uw NAW-gegevens, uw geboortedatum en uw CV. Deze gegevens worden maximaal vier weken bewaard, tellend vanaf de einddatum van de sollicitatietermijn.

Webformulieren
Via onze website is het mogelijk ons te benaderen met vragen/opmerkingen. Om het formulier in te vullen vragen wij uw (zakelijke) contactgegevens om zodoende uw vraag zo goed mogelijk te kunnen behandelen. Uw contactgegevens worden in ons CRM systeem opgeslagen en voor een periode van 10 jaar bewaard.

Beveiliging van gegevens
PrioCom neemt alle maatregelen welke in redelijkheid van haar kan worden verlangd om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, interventie en verlies maar ook tegen ongeoorloofde toegang, wijziging of publicatie. Dit doen wij door:

  • Versleuteling bij het verzamelen of overdragen van gevoelige informatie
  • Technische en organisatorische maatregelen die zorgen voor blijvende integriteit, beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en  herstelvermogen van verwerkingssystemen en services;
  • De fysieke toegang tot onze locaties te beperken;
  • De toegang tot de gegevens te beperken die wij over u verzamelen;
  • Ervoor te zorgen dat wij en onze Business Partners passende beveiligingsmaatregelen nemen om Persoonsgegevens te beveiligen;
  • Persoonsgegevens te vernietigen of onbruikbaar te maken waar dit door de wet wordt vereist.

Uw privacy rechten

  • Informatie en Inzage:U hebt het recht op informatie over de manier waarop wij uw Persoonsgegevens gebruiken en u mag een kopie van die Persoonsgegevens opvragen
  • Rectificatie:U hebt het recht op rectificatie van onjuiste Persoonsgegevens over uzelf en op aanvulling van onvolledige Persoonsgegevens over uzelf
  • Wissen:U hebt het recht om uw Persoonsgegevens (onder bepaalde voorwaarden) te laten verwijderen
  • Overdraagbaarheid:U hebt het recht om uw Persoonsgegevens te ontvangen die u ons in een gestructureerde, algemeen gebruikte en geautomatiseerd leesbare indeling hebt verstrekt en u mag deze informatie onder bepaalde omstandigheden naar andere organisaties laten sturen.
  • Bezwaar:U hebt het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens die is gebaseerd op onze legitieme belangen (zoals hierboven beschreven)
  • Beperking:U hebt het recht om ons te vragen het gebruik van uw Persoonsgegevens te beperken, zodat we die informatie niet langer kunnen verwerken totdat die beperking wordt opgeheven
  • Geautomatiseerde besluitvorming:U hebt het recht om een verwerking aan te vechten die uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming is genomen als die beslissing juridische of soortgelijke ernstige gevolgen voor u heeft.

Wijziging in dit Privacy Statement
Deze Privacy Statement wordt regelmatig bijgewerkt. Als we wijzigingen in deze Privacy Statement aanbrengen of de manier waarop we met uw Persoonsgegevens omgaan wezenlijk verandert, zullen we deze wijzigingen in deze Privacy Statement opnemen en de ingangsdatum aan het einde van dit gedeelte aanpassen. We raden u aan om deze Privacy Statement regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop we uw Persoonsgegevens gebruiken en beschermen.

Contact met ons opnemen
Als u contact met ons wilt opnemen met betrekking tot privacy gerelateerde zaken, kunt u een email sturen naar privacy@mission-critical-solutions.com of een brief sturen naar:

PrioCom B.V.
Weena 723
Unit C7.097
3013 AM  Rotterdam

Ingangsdatum: 3 maart 2020

 

 

   PrioCom B.V.
           Weena 723 | Unit C7.097
           3013 AM Rotterdam

   IBAN: NL75 INGB 005 3014 66
           KVK: 69610770
           BTW: NL8579.39.257B01

   Algemene voorwaarden   |    Privacy statement  |   Disclaimer   |    © PrioCom 2019  

     Terms & conditions   |     Privacy statement  |    Disclaimer   

Copy link
Powered by Social Snap